Beauty Business OS

Chính sách quyền riêng tư

Phiên bản 1.2 · Có hiệu lực từ ngày 5 tháng 10 năm 2026

Chính sách này mô tả dữ liệu mà ứng dụng Beauty Business OS thu thập, dùng để làm gì, lưu ở đâu, chia sẻ với ai và bạn có thể yêu cầu gì. Chúng tôi viết chính sách này dựa trên chính mã nguồn đang chạy, chứ không dựa trên dự định.

1. Chúng tôi là ai

Beauty Business OS được xây dựng và vận hành bởi emo. Hair Salon (14 Raymondienne, phường Tân Mỹ, Quận 7, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam). Trang chủ của ứng dụng: emo-salon.com/os.

• Đối với dữ liệu Google Business Profile của salon khách hàng và dữ liệu khách hàng của họ, salon là bên kiểm soát dữ liệu; chúng tôi xử lý theo yêu cầu của salon.
• Đối với salon emo. của chính chúng tôi, chúng tôi là bên kiểm soát.

2. Dữ liệu từ Google Business Profile

Chủ salon tự kết nối tài khoản Google của mình bằng OAuth. Chúng tôi yêu cầu đúng một phạm vi: https://www.googleapis.com/auth/business.manage. Đây là phạm vi duy nhất mà các API của Google Business Profile cung cấp (không có phạm vi chỉ đọc hay chỉ dành cho đánh giá), nên chúng tôi tự giới hạn trong mã nguồn, như mô tả bên dưới.

Chúng tôi ghi những gì lên Google

Chỉ một thứ: câu trả lời cho đánh giá, và chỉ sau khi chủ salon đọc bản nháp và bấm nút duyệt. Trong mã nguồn, chỉ hàng đợi duyệt mới gọi được API trả lời, và hàng đợi từ chối mọi mục chưa được duyệt. Chúng tôi không sửa thông tin hồ sơ, không đăng bài, không xóa nội dung. Không có tự động đăng lại khi thất bại.

Tần suất, lưu trữ và thời gian giữ

• Đồng bộ một lần mỗi ngày cho mỗi địa điểm. Màn hình đọc bản chụp đã lưu, không gọi Google mỗi lần mở trang.
• Bản chụp được lưu riêng theo từng salon trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi, có cách ly ở tầng cơ sở dữ liệu (row-level security) theo salon.
• Nội dung đánh giá được xóa theo chu kỳ 12 tháng: mỗi lần đồng bộ, phần nội dung cũ hơn 12 tháng bị xóa khỏi hệ thống của chúng tôi.
• Mã truy cập và mã làm mới (token) được mã hóa AES-256-GCM trước khi lưu, gắn với đúng salon đó, và không bao giờ xuất hiện trong log hay trong phản hồi API.

Ngắt kết nối bất cứ lúc nào

Bạn có thể yêu cầu ngắt kết nối bất cứ lúc nào. Khi kết nối bị ngắt, chúng tôi gọi endpoint thu hồi của Google và xóa token khỏi cơ sở dữ liệu của chúng tôi, kể cả khi việc thu hồi phía Google thất bại. Bạn cũng có thể tự thu hồi quyền bất cứ lúc nào tại myaccount.google.com/permissions, không cần qua chúng tôi. Nếu bạn muốn xóa luôn dữ liệu đã đồng bộ, hãy gửi yêu cầu tới địa chỉ ở mục 9.

3. Dữ liệu trong quá trình vận hành salon

Ngoài Google, phần mềm xử lý những dữ liệu sau khi salon sử dụng nó:

• Tin nhắn với lễ tân AI: toàn bộ nội dung tin nhắn, mã hội thoại của kênh, ngôn ngữ, và số điện thoại nếu chính khách tự nhắn số đó (được lưu dạng thường trong dữ liệu của salon để nhân viên gọi lại). Hiện tại kênh đang chạy thật là khung chat trên máy chủ của chúng tôi; kết nối Zalo và Messenger đã được chuẩn bị nhưng hiện chưa được bật (chúng tôi sẽ cập nhật chính sách này trước khi bật).
• Đặt lịch: tên khách, nội dung lịch hẹn, nhân viên phụ trách. Tên khách và thông tin liên lạc (như số điện thoại) được lưu ở dạng thường, để salon xác nhận lịch hẹn và liên lạc với khách.
• Hồ sơ kỹ thuật và bán hàng: nội dung dịch vụ, hóa chất đã dùng, hóa đơn.
• Khảo sát trải nghiệm: mức độ hài lòng theo 6 tiêu chí, ý kiến tự do, menu đã dùng, khu vực sinh sống (nếu khách chọn), nhân viên phụ trách, thời gian trả lời. Bản ghi khảo sát không chứa số điện thoại, email hay tên.
• Sổ đồng ý: để gửi lời mời khảo sát hoặc mời đánh giá, chúng tôi lưu: một mã tham chiếu không phải dữ liệu thường (dạng băm), mục đích, ngôn ngữ đã hiển thị, thời điểm đồng ý, phiên bản chính sách, và thời điểm rút lại nếu có. Cấu trúc dữ liệu này không có chỗ để chứa số điện thoại hay email.
• Sổ gửi lời mời: chỉ gồm salon, mã lượt ghé và thời điểm gửi, để không gửi trùng. Không lưu nội dung, không lưu liên hệ, không lưu điểm hài lòng.
• Ghi chép quan sát của chủ salon: nếu chủ salon tự tìm kiếm trên Google và ghi lại kết quả nhìn thấy, chúng tôi lưu từ khóa, loại thiết bị, “trong tiệm / ngoài tiệm”, kết quả và ghi chú. Chúng tôi không lấy tọa độ GPS và không tự truy vấn Google thay bạn.
• Sổ ghi hoạt động AI: model, phiên bản prompt, số ký tự, số token, chi phí, độ trễ, và việc người dùng duyệt hay từ chối. Với nội dung của khách, sổ này chỉ lưu mã băm, không lưu nguyên văn.

AI tư vấn sản phẩm (AI Concierge)

Nếu bạn sử dụng tính năng này, dữ liệu được xử lý như sau. AI Concierge là tính năng để AI trả lời câu hỏi của bạn về sản phẩm trên trang bán hàng và trang cho thuê của emo.

• Dữ liệu được gửi đi: câu hỏi bạn nhập, cùng thông tin sản phẩm đang công khai mà AI tra cứu để trả lời.
• Nơi nhận: Anthropic, PBC (Hoa Kỳ); đây là việc chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài.
• Dữ liệu được lưu: chúng tôi không lưu nguyên văn câu hỏi. Sổ ghi hoạt động AI chỉ lưu mã băm, số ký tự, lượng sử dụng (số token, chi phí), model và độ trễ.

Không dùng AI: bạn có thể Gọi trực tiếp cho nhân viên (không qua AI): 0707 177 290.

4. Bên thứ ba mà dữ liệu đi qua

• Google: nhận câu trả lời đánh giá đã được chủ salon duyệt, và cung cấp dữ liệu ở mục 2.
• Anthropic (Claude API): Anthropic, PBC (Hoa Kỳ); việc gửi dữ liệu tới Anthropic là chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài. Dịch vụ này nhận phần nội dung cần AI xử lý: tin nhắn của khách trong lễ tân AI, nội dung đánh giá cần trả lời, và lời khách viết trong khảo sát (sau khi đã lọc như trên).
• Fly.io: hạ tầng máy chủ và cơ sở dữ liệu, đặt tại Singapore; việc lưu dữ liệu tại đây là chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài.

Chúng tôi không bán dữ liệu và không chia sẻ dữ liệu cho mục đích quảng cáo.

5. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Dữ liệu được lưu trên máy chủ đặt tại Singapore, và một phần nội dung được gửi tới dịch vụ AI đặt ngoài Việt Nam như mô tả ở mục 4. Chúng tôi nêu rõ điều này để salon và khách hàng biết trước khi đồng ý.

6. Bảo mật

• Token Google được mã hóa AES-256-GCM và gắn với đúng salon; sao chép bản ghi sang salon khác cũng không giải mã được.
• Cách ly theo salon ở tầng cơ sở dữ liệu (row-level security).
• Token, nội dung khách và thông tin nhạy cảm không được ghi vào log.
• Kết nối đến Google và đến hệ thống của chúng tôi đều qua HTTPS.

7. Thời gian lưu trữ

• Nội dung đánh giá từ Google: 12 tháng (xóa tự động, chu kỳ trượt).
• Token Google: xóa ngay khi ngắt kết nối.
• Dữ liệu vận hành khác: giữ trong thời gian salon còn sử dụng dịch vụ, và xóa khi có yêu cầu (mục 8). Hiện tại việc xóa theo yêu cầu do người thực hiện thủ công, không phải tự động.

8. Quyền của bạn

• Yêu cầu biết chúng tôi đang giữ dữ liệu gì về bạn, yêu cầu sửa hoặc xóa.
• Rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào. Sau khi rút, chúng tôi không gửi lời mời khảo sát hay mời đánh giá cho bạn nữa.
• Ngắt kết nối Google (mục 2).

Gửi yêu cầu tới địa chỉ ở mục 9. Chúng tôi trả lời trong vòng 30 ngày. Nếu bạn là khách của một salon dùng phần mềm của chúng tôi, bạn có thể liên hệ salon đó hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi; chúng tôi sẽ phối hợp với salon.

Chúng tôi xây dựng phần mềm theo yêu cầu của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, Nghị định 356/2025/NĐ-CP, Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 19/2023 và Nghị định 24/2025/NĐ-CP. Chúng tôi mô tả cách làm thực tế của mình ở đây, và không tuyên bố thay cho cơ quan có thẩm quyền.

9. Liên hệ

10. Trang web này

Trang emo-salon.com dùng Google Analytics 4 (mã đo lường G-SJ78LVN90X) để đếm lượt truy cập, và một cookie ghi nhớ ngôn ngữ bạn chọn (emo_lang_pref, 90 ngày). Bạn có thể từ chối GA4 bằng cách chặn cookie trong trình duyệt, hoặc cài tiện ích Google Analytics Opt-out Browser Add-on (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout). Bản thân trang chính sách này không thu thập thêm gì.

11. Trẻ em

Phần mềm dành cho salon và khách trưởng thành. Chúng tôi không chủ đích thu thập dữ liệu của trẻ em.

12. Thay đổi chính sách

Khi nội dung thay đổi, chúng tôi cập nhật số phiên bản và ngày hiệu lực ở đầu trang. Với những mục đích cần sự đồng ý, sự đồng ý theo phiên bản cũ sẽ không được dùng tiếp; hệ thống sẽ hỏi lại bạn.

← Beauty Business OS

Beauty Business OS

Privacy Policy

Version 1.2 · Effective 5 October 2026

This policy describes what data the Beauty Business OS application collects, what we use it for, where it is stored, who it is shared with, and what you can ask us to do. It was written from the code that is actually running, not from intentions.

1. Who we are

Beauty Business OS is built and operated by emo. Hair Salon (14 Raymondienne, Tan My ward, District 7, Ho Chi Minh City, Vietnam). Application homepage: emo-salon.com/os.

• For a customer salon's Google Business Profile data and its own customers' data, the salon is the data controller and we process the data on the salon's instructions.
• For our own salon, emo., we are the controller.

2. Google Business Profile data

Each salon owner connects their own Google account through OAuth. We request exactly one scope: https://www.googleapis.com/auth/business.manage. This is the only scope the Google Business Profile APIs expose (there is no read-only scope and no reviews-only scope), so we constrain ourselves in code instead, as described below.

What we write back to Google

One thing only: a reply to a review, and only after the salon owner has read the draft and pressed an explicit approve control. In our code, only the approval queue can call the reply endpoint, and the queue refuses any item that is not approved. We do not edit business information, publish posts, or delete content, and there is no automatic re-posting on failure.

Frequency, storage and retention

• We sync once per day per location. Screens read a stored snapshot; they do not call Google on every page view.
• Snapshots are stored per salon in our database, isolated per salon at the database level (row-level security).
• Review text is deleted on a rolling 12-month basis: every sync removes review bodies older than 12 months from our systems.
• Access and refresh tokens are encrypted with AES-256-GCM before storage, bound to the salon they belong to, and never appear in logs or API responses.

Disconnecting

You can ask us to disconnect at any time. When the connection is removed we call Google's revoke endpoint and delete the tokens from our database, including when the revoke call itself fails. You can also revoke access yourself at any time at myaccount.google.com/permissions, without going through us. To have the synced data deleted as well, contact us (section 9).

3. Data handled while running a salon

Beyond Google, the software handles the following when a salon uses it:

• AI reception conversations: the full text of messages, the channel conversation id, the language, and a phone number if the customer types one into the chat (kept in plain text inside that salon's data so staff can call back). The channel that is live today is the web chat on our own servers; the Zalo and Messenger connections have been built but are not currently enabled (we will update this policy before enabling them).
• Bookings: customer name, appointment details, assigned staff. The customer's name and contact details (such as a phone number) are kept in plain text, so that the salon can confirm the booking and contact the customer.
• Treatment records and sales: services performed, chemicals used, receipts.
• Experience surveys: satisfaction across six categories, free-text comments, menu used, area of residence if the customer selects one, the staff member, and the submission time. Survey records contain no phone number, e-mail address or name.
• Consent ledger: to send a survey or review invitation we record an opaque, non-plaintext reference (a hash), the purpose, the language shown, the time of consent, the policy version, and the time of withdrawal if any. The data structure has no field capable of holding a phone number or e-mail address.
• Invitation send log: salon, visit id and send time only, so that nobody receives the same invitation twice. No content, no contact details, no satisfaction score.
• Owner's own search observations: if the owner searches Google themselves and records what they saw, we store the keyword, device type, “in store / elsewhere”, the outcome and a note. We do not collect GPS coordinates and we never run the search on your behalf.
• AI activity ledger: model, prompt version, character counts, token counts, cost, latency, and whether a human approved or rejected the output. For customer content this ledger stores only a hash, never the text itself.

AI Concierge (product questions)

If you use this feature, your data is handled as follows. The AI Concierge is a feature in which an AI answers your questions about products on emo.'s shop and rental pages.

• What is sent: the question you type, together with the publicly listed product information that the AI looks up to answer it.
• Where it goes: Anthropic, PBC (United States); this is a transfer of personal data outside Vietnam.
• What is kept: we do not keep the text of your question. The AI activity ledger stores only a hash, the character count, usage (token counts, cost), the model and the latency.

Without AI: you can Call our staff directly (no AI): 0707 177 290.

4. Third parties

• Google: receives review replies that the salon owner approved, and provides the data described in section 2.
• Anthropic (Claude API): Anthropic, PBC (United States); data sent to Anthropic is transferred outside Vietnam. It receives the content that needs AI processing: customer messages in AI reception, review text being replied to, and the customer's own survey wording after the stripping described above.
• Fly.io: server and database hosting, located in Singapore; storing data here is a transfer of personal data outside Vietnam.

We do not sell data and we do not share data for advertising purposes.

5. International transfer

Data is stored on servers in Singapore, and some content is sent to an AI service outside Vietnam as described in section 4. We state this plainly so that salons and their customers know before they agree.

6. Security

• Google tokens are encrypted with AES-256-GCM and bound to a single salon; copying a database row to another salon does not make it decryptable.
• Per-salon isolation at the database level (row-level security).
• Tokens, customer content and sensitive fields are kept out of logs.
• All connections to Google and to our systems use HTTPS.

7. Retention

• Google review text: 12 months, deleted automatically on a rolling basis.
• Google tokens: deleted as soon as the profile is disconnected.
• Other operational data: kept while the salon uses the service, and deleted on request (section 8). Deletion on request is performed manually today, not automatically.

8. Your rights

• Ask what data we hold about you, and ask us to correct or delete it.
• Withdraw consent at any time. After withdrawal we stop sending survey and review invitations to you.
• Disconnect the Google connection (section 2).

Send requests to the address in section 9. We respond within 30 days. If you are a customer of a salon that uses our software, you may contact that salon or contact us directly; we will work with the salon.

We build the software to meet the requirements of the Law on Personal Data Protection No. 91/2025/QH15, Decree 356/2025/ND-CP, the Law on Protection of Consumer Rights 19/2023, and Decree 24/2025/ND-CP. We describe our actual practice here and do not make claims on behalf of any authority.

9. Contact

10. This website

emo-salon.com uses Google Analytics 4 (measurement id G-SJ78LVN90X) to count visits, and one cookie that remembers the language you chose (emo_lang_pref, 90 days). You can refuse GA4 by blocking cookies in your browser, or by installing the Google Analytics Opt-out Browser Add-on (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout). This policy page itself collects nothing further.

11. Children

The software is for salons and adult customers. We do not knowingly collect data from children.

12. Changes

When this policy changes we update the version number and effective date at the top. For purposes that require consent, consent given under an older version is not carried over; the system asks again.

← Beauty Business OS

Beauty Business OS

プライバシーポリシー

バージョン 1.2 ・ 2026年10月5日 施行

本ポリシーは、Beauty Business OS が何を取得し、何に使い、どこに保管し、誰に渡し、 利用者が何を求められるかを記載したものです。予定ではなく、実際に稼働しているコードを読んで書いています。

1. 運営者

Beauty Business OS は emo. Hair Salon（ベトナム・ホーチミン市7区 14 Raymondienne, phường Tân Mỹ）が開発・運営しています。アプリのホームページは emo-salon.com/os です。導入サロンの Google データおよびその顧客データについては サロンが管理者であり、当方はサロンの指示に基づき処理します。emo. 自身の店舗については 当方が管理者です。

2. Google ビジネス プロフィールのデータ

オーナーご自身が OAuth で接続し、要求する権限は https://www.googleapis.com/auth/business.manage の1つだけです （GBP API にはこれ以外のスコープが存在しないため、実装側で用途を絞っています）。

• 読み取り：管理下のアカウント／店舗一覧、プロフィール情報（名称・住所・電話・ ウェブサイト・カテゴリ・営業時間・説明文・属性・写真枚数・投稿数）、パフォーマンス指標 （検索とマップの表示回数・電話クリック・ウェブサイトクリック・経路リクエスト・月次の検索キーワード）、 クチコミ（ID・星・本文・日時・既存の返信）。 投稿者の表示名は取り込みません。
• 書き込み：クチコミへの返信のみ。オーナーが下書きを読んで承認操作を 行った後にだけ投稿されます。承認キュー以外から返信APIを呼べる経路はコード上に存在しません。 店舗情報の更新・投稿・削除は行わず、失敗時の自動再投稿もありません。
• 同期：1店舗あたり1日1回。画面は保存済みスナップショットを読むだけで、 表示のたびに Google を呼びません。
• 保管と保持：スナップショットはサロン単位で分離（行レベルセキュリティ）して保管し、 クチコミ本文は12ヶ月ローリングで削除します。トークンは AES-256-GCM で暗号化し、 そのサロンに紐づけて保存します。ログにも API 応答にも出しません。
• 接続解除：いつでもご請求いただけます。解除時は Google 側で revoke し、 当方の DB からトークンを削除します（revoke が失敗しても削除します）。 myaccount.google.com/permissions からご自身でいつでも取り消すこともできます。

3. サロン運営で扱うデータ

• AI受付の会話：メッセージ本文・チャネルの会話ID・言語、および お客様がチャットに書いた電話番号（折り返しのため、そのサロンのデータ内に平文で保持）。 現在稼働しているチャネルは当方サーバ上のウェブチャットのみで、Zalo・Messenger の接続は 用意してありますが、現在は有効にしていません（有効にする前に本ポリシーを更新します）。
• 予約：氏名・予約内容・担当者。氏名と連絡先（電話番号など）は、 そのサロンが予約を確認・連絡するためにそのまま保存します。
• カルテ・売上：施術内容、使用薬剤、会計。
• 体験アンケート：6軸の評価・自由記述・利用メニュー・居住エリア（任意）・担当者・回答時刻。 回答レコードに電話番号・メール・氏名は含みません。
• 同意台帳：非平文の参照値（ハッシュ）・目的・表示言語・同意時刻・ポリシー版・撤回時刻。 この構造には連絡先を入れる場所自体がありません。
• 送信台帳：サロン・来店ID・送信時刻のみ（重複送信の防止）。
• オーナーの観測記録：オーナー自身が検索して見た結果の記録（語・端末・店内/店外・結果・メモ）。 GPS 座標は取得せず、当方が代わりに検索することもありません。
• AI 実行台帳：モデル・プロンプト版・文字数・トークン数・費用・レイテンシ・承認/却下。 顧客の文章についてはハッシュのみを保存し、本文は保存しません。

AIコンシェルジュ（商品のご相談）

この機能を使う場合、データは次のように扱います。AIコンシェルジュは、emo. の通販・レンタルのページで、 商品についてのご質問に AI がお答えする機能です。

• 送る内容：お客様が入力したご質問と、AI が回答のために参照する公開中の商品情報。
• 送り先：米国の Anthropic, PBC。国外への移転にあたります。
• 保存するもの：ご質問の本文は保存しません。AI 実行台帳には、ハッシュ・文字数・ 利用量（トークン数・費用）・モデル・レイテンシだけを残します。

AI を使わない場合：AI を通さずスタッフに直接電話する（0707 177 290）

4. 第三者・保管地・保持期間

• Google（承認済みの返信の送信先）、Anthropic（Claude API） （AI 処理が必要な本文の送信先。米国の Anthropic, PBC への送信で、国外への移転にあたります）、Fly.io（サーバ・DB の所在地はシンガポールで、ここへの保存も国外への移転にあたります）。
• データの販売は行わず、広告目的の共有も行いません。
• 保持期間：クチコミ本文は12ヶ月／Google トークンは接続解除時に削除／その他の運用データはご利用中は保持し、 ご請求により削除します（現時点で削除は自動処理ではなく人が行います）。

5. 権利・お問い合わせ

保有データの開示・訂正・削除のご請求、同意の撤回、Google 接続の解除を受け付けます。 下記までご連絡ください。30日以内に回答します。 当方は個人データ保護法（法律 91/2025/QH15）、政令 356/2025/ND-CP、消費者権利保護法 19/2023、政令 24/2025/ND-CP の 要求に沿って設計していますが、ここに書いているのは当方の実務であり、当局に代わる宣言ではありません。

6. 本ウェブサイトについて

emo-salon.com はアクセス計測に Google Analytics 4（測定ID G-SJ78LVN90X）を、 言語設定の記憶に cookie（emo_lang_pref・90日）を使用しています。 GA4 を拒否するには、ブラウザで cookie を拒否するか、Google アナリティクス オプトアウト アドオン （https://tools.google.com/dlpage/gaoptout）を導入してください。 本ページ自体はそれ以上の取得を行いません。本ポリシーを改定した場合は、冒頭の版と施行日を更新します。 同意を要する目的については、旧版での同意はそのまま使わず、あらためて確認します。

← Beauty Business OS

Beauty Business OS, operated by emo. Hair Salon, Ho Chi Minh City, Vietnam ・ Privacy Policy v1.2 (2026-10-05) ・ emo-salon.com/os